por La pandemia global que estamos viviendo ha abierto una reflexión profunda sobre el tipo de relación que mantienen las empresas y sus equipos. Muy probablemente, dentro de un tiempo el virus pasará pero determinados cambios en la organización del trabajo que se están produciendo se mantendrán en el tiempo. Los efectos sociales y económicos que el virus ha acelerado han venido para quedarse. Por eso, es necesario aprender de esta situación.
Sin tiempo para planificar, todas las organizaciones se han visto obligadas a rediseñar sus modelos de trabajo, fomentando el teletrabajo y estableciendo medidas urgentes de protección al trabajador y a los clientes en aquellos casos en los que trabajar desde casa no es posible. Incluso algunos modelos de negocio se han visto afectados como el Seguro en el que se han tenido que diseñar nuevos productos específicamente diseñados para dar cobertura a nuevos riesgos relacionados con el coronavirus.
De acuerdo con los últimos datos disponibles del INE, durante 2019, únicamente el 8,4% de los ocupados en España teletrabajó en algún momento del año. Esto refleja que en España el teletrabajo no era algo habitual por lo que una gran parte de empresas no estaban preparadas para ello. Y utilizo el pasado para describir esta situación porque hoy, sin cifras disponibles, un buen número de empresas y sectores se encuentran teletrabajando.
Sin duda, ha sido un proceso algo traumático y lleno de dificultades en el que ha habido que incorporar a toda prisa tecnologías que estaban ahí pero que no se utilizaban de forma habitual y, lo más difícil de todo, ha habido que trabajar en el cambio de creencias, hábitos y costumbres de los equipos. Trabajar desde casa es diferente y las organizaciones han tenido y tienen que desarrollar políticas de apoyo para conseguir que la transformación de sus frutos positivos.
Puesto que estamos en pleno proceso y el grado de implantación de políticas es desigual en cada una de las organizaciones, ofrecemos a continuación cinco consejos que pueden ayudar, especialmente a los líderes, a hacer más fácil esta etapa tanto para líderes como para colaboradores.
- Comunicar, comunicar y comunicar
Aunque la información sobre la situación de la pandemia es amplísima y se actualiza al minuto, los colaboradores necesitan también actualizar periódicamente información sobre su empresa, su actividad, sus compañeros, etc. Necesitan estar conectados con su día a día como forma de mantener cierta situación de “normalidad”.
Es necesario favorecer una comunicación frecuente (quizás más que en circunstancias normales) a todos los niveles, realizada desde la emoción, y de manera que las personas conecten. A través de comunicaciones regulares, relevantes y tranquilizadoras, los ejecutivos pueden ayudar a los empleados a mantener la calma en medio del caos.
Establecer un plan de comunicación a todos los niveles se convierte hoy en objetivo prioritario.
- Reducir el estrés con un mensaje de liderazgo fuerte
Para sobrellevar momentos de crisis, la calma es fundamental. La ansiedad y el estrés aumentan en situaciones de incertidumbre y una situación como la actual está precisamente cargada de incertidumbre. En el ámbito de la empresa, el futuro laboral y profesional se convierte en incierto y esto provoca mucha tensión.
En este contexto, los mensajes que se transmiten desde la alta dirección son fundamentales porque proporcionan seguridad o, por el contrario, aumentan la incertidumbre. Al fin y al cabo, los líderes son los que llevan el barco y de su ánimo y destreza dependerá que lleguemos o no a puerto.
Ofrecer seguridad informando en todo momento y situándose en primera línea es clave en estos momentos. Hace falta transmitir la idea de que los temas están bajo control y que se están poniendo todos los medios disponibles para superar la situación.
- Fomentar el orgullo de pertenencia a través de comunicaciones directas, emocionales y en vivo
Cuando hablamos de comunicación, el correo electrónico por sí solo no es suficiente para conectarse con los empleados. Las personas necesitamos conectar emocionalmente y a eso, el correo electrónico, no llega al 100%.
La utilización de chats en vivo en redes sociales, videoreuniones, videoconferencias y eventos en vivo son las herramientas más adecuadas para comunicar. Permiten transmitir información con emoción y favorece además la comunicación bidireccional. Las personas necesitamos hablar, no solo escuchar.
El vídeo ayuda a reducir la sensación de aislamiento social entre los equipos y es particularmente útil cuando los empleados deben tener conversaciones detalladas, complejas o sensibles.
- Establecer unas reglas organizativas claras y concretas
Puesto que se han cambiado las reglas del juego y los procesos operativos de las compañías se han modificado, es necesario establecer reglas claras de funcionamiento y participación por parte de cada uno. Dentro de estas reglas, es especialmente importante establecer el protocolo para las conexiones y las comunicaciones entre los miembros del equipo.
En este sentido, es conveniente establecer el momento y la frecuencia para las reuniones y comunicaciones, señalando además la manera indicada para hacerlo en cada caso (email, videoconferencia, teléfono,…).
También es muy recomendable recordar a los empleados que tomen descansos, hagan algo de ejercicio en la medida de sus posibilidades y establezcan unos horarios “lo más parecidos a la situación normal”.
- Fomentar la responsabilidad con flexibilidad
La situación actual es una situación distinta para todos, tanto para las empresas como para los líderes, como para los equipos de colaboradores. Estos últimos tienen que ser conscientes de que han de cumplir con los objetivos que tienen marcados independientemente de que no haya nadie “mirándoles”, pero los líderes tienen también que ser conscientes de que sus equipos están realizando ahora un esfuerzo extra y actuar en consecuencia.
Muchas personas desarrollan su trabajo en casa en condiciones difíciles (espacio, logística, familia…). Por ello, la flexibilidad y la confianza mutua son ahora dos conceptos más importantes que nunca.
Los empleados han de ser conscientes de que tienen que trabajar y dedicar el tiempo establecido al trabajo y los líderes tienen que estar dispuestos a admitir mayores niveles de flexibilidad sobre cuándo y cómo se hacen las cosas.
Como has podido ver, prácticamente todos los consejos están relacionados con la comunicación. La clave: comunicar más y mejor, utilizando todas las tecnologías disponibles que facilitan el proceso y de esta manera capear el temporal y esperar hasta que amaine.
